Тема перехода на электронные трудовые книжки в процессе ее активного обсуждения обросла такими «подробностями», которые не соответствуют ни Трудовому законодательству, ни здравому смыслу.
В ТК РФ добавлена всего одна новая ст. 66.1, которая позволяет сделать следующий вывод:
Отдел кадров больше не будет заниматься трудовыми книжками. Он лишь собирает информацию о стаже гражданина и передаетее в ПФР, где она и будет храниться. В электронном виде, разумеется.
Исключение из этого правила только одно – сотрудник выразил нежелание расставаться с бумажным вариантом книжки. В этом случае книжка продолжает лежать в отделе кадров, а для работника не меняется ничего. Но информация о нем в ПФР будет передаваться в любом случае.
Законодатель рассчитывает, что количество желающих иметь лишний бумажный документ будет постепенно уменьшаться, и постепенно произойдет полный переход на электронную форму.
Радует то, что данные из трудовых книжек хранятся в ПФР, т. е. проблем с оформлением пенсии не будет. Кроме того, система защиты информации в ПФР находится на достойном уровне.
Что предъявить вместо трудовой книжки?
Подтвердить факт работы и стаж гражданина можно только двумя способами. Это привычная всем трудовая книжка и новая форма – информация о трудовой деятельности.
Сведения о трудовой деятельности могут быть представлены в форме электронного документа, подписанного ЭЦП, или в форме распечатки, заверенной надлежащим образом (подписью уполномоченного лица и печатью).
Устраиваясь на работу, теперь можно предъявить как трудовую книжку, так и сведения.
Вам может быть интересно:
Где получить информацию о работе и стаже
Еще один плюс введения новой системы – это возможность получить информацию о своем трудовом пути не только у работодателя, но и в:
- МФЦ;
- Пенсионном фонде;
- на портале госуслуг.
МФЦ может предложить документ в бумажном виде (распечатку), портал Госуслуг – в электронном, а ПФР – в любой форме по желанию клиента.
Что должен сделать работодатель?
-
Сдавать отчетность
Еще в феврале этого года организации направили в ПФР информацию о стаже той части сотрудников, в отношении которой в первом месяце этого года были проведены кадровые мероприятия:
- прием;
- увольнение;
- перевод;
- обращение с заявлением о своем решении относительно формы ведения записей о работе.
В дальнейшем такая информация передается ежемесячно, не позднее 15 числа (по итогам прошедшего месяца) по утвержденной форме.
В 2021 году информировать о кадровых мероприятиях придется на следующий день после события.
-
Уведомления работникам
До 30 июля 2020 года у работодателя есть время, чтобы подготовить и раздать сотрудникам уведомления о возможности перехода на электронную книжку.
До конца 2020 года работник должен выбрать вариант сведения книжки и сообщить об этом работодателю.
Если работник со старой книжкой расставаться не хочет, о чем и написал в заявлении, то для него ничего не меняется. Книжка продолжает свое существование.
Если человек вообще отказывается писать заявления, то результат аналогичный. Книжка продолжает лежать в сейфе у кадровика. И в том, и в другом случае книжка хранится на предприятии, и сотрудник по кадрам делает в ней все необходимые записи.
А тот, кто захотел перейти на электронную форму, получает свою трудовую книжку на руки. Больше никаких записей кадровая служба в ней делать не будет. Хранится она у работника.
-
Получение трудовых книжек
Если работник пожелал перейти на электронную форму, то перед выдачей в его трудовой книжке делается запись об этом переходе.
Получает книжку он под подпись (как при увольнении).
Какие проблемы могут возникнуть
- Если работник решил сохранить трудовую книжку, а впоследствии принял решение об отказе от нее и переходе на электронную форму записей, то вопросов не возникнет.
Но если переход на электронную форму уже совершен, а работник передумал и решил вернуть себе бумажный вариант, то возврат будет уже невозможен. О такой проблеме всегда нужно предупреждать работников.
- В соответствии с ТК РФ при увольнении работника, перешедшего на электронную форму трудовой книжки, выдается на руки выписка, касающаяся его работы только на том предприятии, с которого он увольняется. Это очень неудобно. На новой работе потребуется информация за более длительный период и при расчете больничного, и для получения сведений об опыте нового сотрудника. Кадровику придется просить работника получить расширенную выписку через ПФР, МФЦ или портал госуслуг.
Сомнительно, что новый механизм сразу начнет идеально работать. Но будем надеяться, что после адаптационного периода жизнь и у работодателей, и у работников станет проще. А может быть, не станет. Но об этом мы узнаем лишь спустя некоторое время.
Новости и статьи от DIVIUS Law&Consulting, которые могут быть Вам интересны:
